為了管理內(nèi)部流通的文檔和客戶文件，巴黎Lhermet, La Bigne&Remy法律事務(wù)所（簡稱LLR）投入運行RFID文檔跟蹤系統(tǒng)。經(jīng)過一年多的試驗論證，期間LLR事務(wù)所對10000份文件進(jìn)行了跟蹤管理試驗，直至今日LLR事務(wù)所才決定使用RFID系統(tǒng)對事務(wù)所內(nèi)部所有文檔進(jìn)行管理。
該RFID系統(tǒng)技術(shù)由劍橋科技、麻省理工、RFID供應(yīng)商Tagsys以及法國RFID系統(tǒng)集成商Ident聯(lián)合提供。系統(tǒng)的目標(biāo)是幫助律師查找、定位事務(wù)所庫藏中缺失的文件或書籍，從而省去花費在這些資料上的查找時間。
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LLR事務(wù)所是一家專注于專利和知識產(chǎn)權(quán)的法律機(jī)構(gòu)，每年需要管理30000份存檔檔案和大約5000到6000份的新增文件。平均每天所內(nèi)40名律師和工作人員需要使用庫藏中80份文件。使用人工記錄方法查找工作人員是否已經(jīng)歸還相應(yīng)的文檔，是一件非常痛苦而且容易出錯的事情。很多情況下，資料借閱者沒有在文件中寫下資料借閱記錄，這使得庫藏清點人員很難知道究竟是誰、在何時借閱了相應(yīng)資料。Tagsys 公司的銷售副總Olivier Burah 說：“通過文件的自動定位，RFID系統(tǒng)可以減少了資料的查找時間?！?nbsp;
當(dāng)產(chǎn)生新的文檔需要存檔時，LLR事務(wù)所的工作人員需要在文檔上粘貼一枚工作頻率為13.56MHz的無源射頻標(biāo)簽，所采用的標(biāo)簽需要遵循ISO15693標(biāo)準(zhǔn)。工作人員使用Tagsys公司的桌面RFID讀卡器讀取文檔標(biāo)簽中的ID數(shù)據(jù)，自動輸入到事務(wù)所內(nèi)部的計算機(jī)系統(tǒng)中。因此，在LLR事務(wù)所的辦公管理軟件系統(tǒng)中，標(biāo)簽ID數(shù)據(jù)和文檔信息相互關(guān)聯(lián)。
接下來，將文檔置于庫藏內(nèi)進(jìn)行存儲。員工手持資料離開庫藏區(qū)域門口時，安裝在門口區(qū)的Tagsys讀卡器會自動讀取資料內(nèi)標(biāo)簽的ID以及員工胸卡內(nèi)置的標(biāo)簽ID標(biāo)識，員工胸卡標(biāo)簽也遵循ISO15693標(biāo)準(zhǔn)。通過這種管理方式，可以使事務(wù)所內(nèi)部軟件系統(tǒng)自動更新哪些文件在館，哪些借出、被誰借去等信息。
律師可以在庫藏區(qū)室內(nèi)閱讀文件或者帶離庫藏區(qū)閱讀。律師可以手持資料和胸卡通過驗證區(qū)進(jìn)歸還操作或者選擇室內(nèi)閱讀的。如果律師手持資料經(jīng)過出口，固定讀卡器會自動獲取資料和胸卡標(biāo)簽數(shù)據(jù)，系統(tǒng)可以在此處允許帶離資料庫藏區(qū)，或者相應(yīng)的資料需要先登記注銷再帶離時可以給出警告。
事務(wù)所還配置了一些手持Tagsys公司的讀卡器，使用這些手持讀卡器可以完成庫藏清點。手持讀卡器的數(shù)據(jù)通過Wi-Fi無線網(wǎng)絡(luò)傳輸給所內(nèi)數(shù)據(jù)庫。軟件系統(tǒng)自動將數(shù)據(jù)庫內(nèi)原先的數(shù)據(jù)和傳輸過來的數(shù)據(jù)進(jìn)行比照，列出丟失的文件和不一致的信息。
Tagsys公司為該項目提供了軟件和硬件支持，Ident公司則用自己的Pocket-Filetrak和 Filetrak-Web軟件包完成了項目的整合工作，工作平臺為Windows Mobile5.0 。Burah說，系統(tǒng)安裝后，LLR事務(wù)所進(jìn)行日常庫存維護(hù)的時間由原來的一小時縮短到只需幾分鐘。
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Burah回憶說“該系統(tǒng)實施過程中，需要學(xué)習(xí)的階段就是使律師按照軟件系統(tǒng)的要求完成相應(yīng)的操作?！避浖到y(tǒng)想通過簡單的命令方式為律師提供資料借閱登記界面，“但是，一開始律師們發(fā)現(xiàn)自助登記操作靈活性不夠。但是后來發(fā)現(xiàn)這樣做的好處是可以更加方便的定位已經(jīng)借閱的資料之后，他們開始樂于使用自助登記服務(wù)?！?nbsp;
LLR事務(wù)所上馬的Tagsys系統(tǒng)大約要40000到100000歐元的投入，折合美元為54500到136000之間，這些支出包括硬件、軟件以及系統(tǒng)集成。
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